Posted January 4, 2011 by admin in Berita

Sistem Informasi Surat (Mailtracking) FTI

Serah-terima jabatan Dekan FTI dari pejabat lama Dr. Dwiwahju Sasongko ke pejabat baru Dr. Hermawan K. Dipojono untuk masa bakti 2011 – 2014 ditandai dengan dilantiknya pejabat baru pada Senin 3 Januari 2011. Demikian pula jabatan Wakil Dekan Bidang Sumberdaya dari Dr. Melia Laniwati Gunawan ke pejabat yang baru Dr. Yazid Bindar, sedangkan Wakil Dekan Bidang Akademik Prof. Bermawi P. Iskandar diangkat kembali untuk masa bakti 2011 – 2014. Sejalan dengan pergantian pimpinan FTI tersebut maka Sistem Informasi Surat yang dikenal dengan nama Mailtracking FTI perlu diubah susunan dan nama pengguna dengan mempertimbangkan struktur hirarkie untuk confidential (“keamanan surat”). Perubahan ini semata hanya soft-structure saja akan tetapi dipandang tetap perlu dilakukan agar ada penyeragaman dan konsistensi terutama dalam inisial penggunanya. 

Mailtracking system mulai diterapkan dan digunakan di FTI sejak 2006 yang lalu dan ini merupakan salah satu dari sekian banyak jalan menuju terwujudnya paperless office. Kontribusi dalam efisiensi pemakai anggaran dan efektivitas kerja telah diperoleh. Terbukti dengan berkurangnya biaya belanja jasa/pemakaian     fotocopy dan kertasnya, sehingga secara nyata berujung pada peningkatan efisiensi pemakaian kertas dan jasa mesin fotocopy. Efisien lainnya juga diperoleh dalam hal kurir surat yang tidak diperlukan lagi untuk mengantarkan setiap surat disposisi dari pimpinan (Dekan) ke Para Ketua Prodi, Ketua KK maupun para pegawai administrasi di prodi, KK (vice-versa) di lingkungan FTI. Efektif karena sistem ini berbasis web yang berarti pula dapat mengabaikan perbedaan jarak, ruang bahkan juga waktu, karena dapat diakses dari berbagai tempat (world wide) selama jaringan internet tersedia. Kemudahan dalam pencarian kembali arsip surat masuk/keluar (in coming/out going) dapat dilakukan dengan mudah dan cepat sebagai wujud dari efektivitas kerja pengguna. Namun secara umum dapat dikatakan bahwa pengadministrasian surat dengan cara konvensional secara prinsip masih diikuti prosedurnya misalnya laporan/agenda, disposisi, pengelompokkan surat dll. 

Partisipasi yang diperlukan dari para pengguna adalah “kebiasaan melakukan akses” ke alamat mailtracking setiap pagi/saat akan memulai memakai komputer sebagai alat bantu dalam bekerja. Karena semua disposisi atau tindak lanjut dari surat yang masuk ke FTI dapat diperoleh melalui mailtracking ini.  Semoga kebiasaan yang baik ini nantinya dapat menjadi “budaya” dalam bekerja sehingga cita-cita paperless office dapat terwujud sebagai salah satu pendukung kegiatan administrasi kantor FTI. Amin.

Share this